引き出しに眠る名刺を企業の資産に！

2018年秋号 2018.08.29

名刺から始まる働き方改革とは？

少子高齢化の進行による人手不足を背景に、今、企業は働き方改革によって、労働時間や労働者の量的確保とITの活用により雑務を減らし、より質の高い業務を行うなどの業務効率化による労働力の質的確保が求められている。

社内にある経営資源を見直してみると、まだ、十分活用しきれていないものの一つに挙げられるのが「名刺」である。経営者自ら、そして全社員が様々な場面で交換した名刺の多くを机の上に積上げたり、引き出しに入れたままにしていないだろうか。
すぐには仕事に繋がりそうにない相手の名刺でも、実は数年後に重要な取引先になる可能性を秘めている。未来の顧客をみすみす見逃しているとはもったいない話だ。

「異業種交流会で集めた名刺をもっとビジネスに活用したい。ただ、入力の手間がかかるし、入力委託は誤字脱字が心配」
ある中小企業経営者はこのように話す。「うちも同じ」という会社も多いのではないだろうか。

この課題を解決し、名刺を会社の資産に変えるのが、テレビCMでもおなじみの法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」である。

名刺をスキャンするだけ　面倒な入力作業から解放！

Sansanは名刺管理のパイオニアとして、名刺が示す情報を起点にした事業を展開。官公庁や金融機関を含め、すでに7000社以上が活用している。

特徴の第一は、面倒な入力作業から解放され、簡単かつ正確に名刺情報をデータ化できる点だ。

使い方はいたって簡単。名刺を専用のスキャナ（もしくはスマートフォンアプリ）でスキャンするだけ。たったそれだけでSansan側では、名刺に書かれた名前やメールアドレスなどの名刺情報を、誰がいつ交換したのかなどの接点情報とともに正確にデータ化する。

特にデータ入力に関しては、今まで蓄積されたSansan独自のノウハウを活用し、AIによる解析と人の目を併用。これにより、ほぼ100%と高い精度を保っている。

人事異動や社名変更を見逃さない仕組み

Sansanは、クラウドサービスであるため、インターネットにつながっていれば、パソコンでもスマートフォンでもガラケーと呼ばれる携帯電話でも名刺情報を取出し、閲覧が可能。出先からスマートフォンで顧客を検索し、すぐ電話がかけられる。慌てて会社に電話して名刺を探してもらう必要はなくなる。

また、様々な用途に合わせたメール配信機能も備えており、個人的なお礼メールからセミナー集客の為のメルマガ配信まで、状況に合わせて使い分けができる。

例えば展示会で集めたたくさんの名刺をSansanでスキャンする。毎回、展示会後に会社に戻って手入力する工数は必要なくなり、その時間にメール配信文面を考えることが出来る。それにより、展示会開催後ほどなくメルマガ配信を行うなど、展示会で獲得した名刺をフル活用するための段取りも迅速かつ効率的に行える。展示会後の印象も競合他社より強め、営業強化が出来るはずだ

また、名刺情報は数年経つと人事異動などで情報が変化していく。恒例行事の年賀状やお歳暮リストの作成で苦労している企業も多いのではないだろうか。

Sansanでは、名刺に付箋を付けるかのように「タグ」でリストを整理したり、顧客情報の更新の手間を最小限に、現場に情報提供する工夫もなされている。